Awaria kasy podczas kursu taxi: czy można dokończyć przejazd i przyjąć następny?

Co zrobić, kiedy kasa przestanie działać?

Zabezpiecz sytuację: zanotuj godzinę, komunikat błędu i numer kursu, nie usuwaj danych i powiadom przedsiębiorcę, którego sprzedaż rejestruje kasa. Sprawdź, czy awaria dotyczy programu kasy, urządzenia, zasilania, połączenia z Centralnym Repozytorium Kas czy tylko aplikacji do zamówień. Nie są to prawnie identyczne sytuacje.

Przepis mówi: art. 111 ust. 3 ustawy o VAT określa regułę kasy rezerwowej i zakaz sprzedaży, jeśli ewidencja na niej także nie jest możliwa. Podatnik powinien znać konfigurację używanego systemu oraz swoją procedurę awaryjną. W taxi kasą może być urządzenie o zastosowaniu specjalnym lub zgodna z prawem kasa mająca postać oprogramowania.

Zanim przyjmiesz nowy kurs wymagający ewidencji, uzyskaj od przedsiębiorcy potwierdzenie, że działa zgodna z prawem kasa i wiadomo, jak pasażer otrzyma dokument fiskalny. Nie traktuj ręcznej notatki, zrzutu ekranu ani późniejszego wpisania kursu jako automatycznego zastępstwa dla kasy.

A jeśli nie działa tylko Internet?

Ustawa o VAT odróżnia ewidencjonowanie sprzedaży od przesyłania danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas. Art. 111 ust. 3ab opisuje czasowy i trwały brak połączenia, o którym mowa w art. 111a ust. 3. Przy przeszkodzie czasowej podatnik nadal prowadzi ewidencję i zapewnia połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyny. To nie jest ogólne pozwolenie na jazdę z niedziałającą kasą: kasa musi nadal prawidłowo rejestrować sprzedaż. Przy kasie programowej trzeba dodatkowo sprawdzić wymagania konkretnego oprogramowania i rozporządzenia z 25 czerwca 2025 r.

Praktyczny przykład: telefon traci zasięg, ale kasa nadal rejestruje kurs i pozwala wystawić prawidłowy paragon. Sama utrata transmisji nie jest tym samym co brak ewidencji. W innym wariancie program kasy nie uruchamia się albo nie zapisuje sprzedaży; wtedy nie wystarcza fakt, że aplikacja pokazuje cenę i pobiera płatność.

Co z kursem, który już trwa?

Przepisy nie podają jednego technicznego scenariusza dla każdego momentu awarii w czasie usługi taxi. Przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy w każdym modelu należy natychmiast przerwać rozpoczęty przewóz. Trzeba rozdzielić bezpieczne dowiezienie pasażera od dopuszczalności przyjęcia należności i prowadzenia następnych kursów bez ewidencji. O awarii nie wolno milczeć przed podatnikiem odpowiedzialnym za sprzedaż.

Kto odpowiada i co grozi?

Podatnik sprzedający przewóz odpowiada za organizację ewidencji oraz wybór i używanie właściwej kasy. Osoba obsługująca kasę ma obowiązki dotyczące prawidłowego działania w ramach powierzonych czynności. Naruszenie obowiązku ewidencjonowania lub wydania paragonu może prowadzić do konsekwencji podatkowych i karno-skarbowych zależnych od konkretnego czynu; nie ma jednej kwoty „mandatu za awarię kasy”. Awaria udokumentowana i zgłoszona nie zastępuje obowiązku prowadzenia ewidencji, gdy jest on wymagany.

Co zrobić podczas kontroli?

Pokaż rzeczywisty stan kasy i dostępne dowody awarii, wskaż podatnika, godzinę zgłoszenia oraz zastosowaną kasę rezerwową, jeśli ją uruchomiono. Ustal tryb kontroli: sprawdzenie konkretnego kursu w nabyciu sprawdzającym i formalna kontrola celno-skarbowa mają różne zakresy. Nie przedstawiaj potwierdzenia płatności w aplikacji jako paragonu fiskalnego, jeśli nie powstał dokument z kasy.

FAQ

Czy można zapisać kursy w zeszycie i nabić je po naprawie? Nie ma ogólnej zasady pozwalającej zastąpić kasę takim zapisem. Art. 111 ust. 3 wymaga kasy rezerwowej, a gdy i na niej ewidencja jest niemożliwa, zakazuje sprzedaży objętej obowiązkiem ewidencji.

Czy awaria aplikacji Uber/Bolt oznacza awarię kasy? Nie zawsze. Aplikacja do zleceń, aplikacja do naliczania opłaty i kasa mogą być odrębnymi funkcjami. Trzeba ustalić, która z nich nie działa.

Czy sam brak Internetu oznacza zakaz kolejnego kursu? Nie automatycznie. Decyduje możliwość prawidłowego ewidencjonowania i zasady pracy danej kasy. Czasowy brak łączności z repozytorium ma odrębną regulację w art. 111 ust. 3ab.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa o VAT, art. 111 ust. 1, 3 i 3ab oraz art. 111a.
• Rozporządzenie o kasach rejestrujących, Dz.U. 2025 poz. 845.
• Rozporządzenie o kasach mających postać oprogramowania, Dz.U. 2025 poz. 861.
• Ministerstwo Finansów: ewidencja sprzedaży z użyciem kas.

Lama za Kółkiem.